פרוטוקול ועדת ביקורת מס' 0

וועדת ביקורת 202218.05

נוכחים: יו"ר אלברט טייב, צבי ימין, מבקרת העירייה- אורית בז'רנו שפירא

חסר : גד רבינא

אורית מפרטת בקצרה על התחומים שבוקרו בדוח 2021

1. הפיקוח על עבירות בניה בוועדה לתכנון ובניה- דוח מעקב

2. בטיחות מתקני ספורט- דוח מעקב

3. החברה הכלכלית כפר יונה- ניהול ערבויות בחברה

4. מועצה דתית כפר יונה- דוח מעקב

5. הנחות מארנונה ואישור לטאבו

הוועדה מבקשת לדון על הממצאים שעלו בדוח בטיחות מתקני ספורט.

(1) חלוקת אחריות בין קב"ט מוס"ח לבין מתנ"ס עירוני– בבדיקת הביקורת נמצא שעל אף

קיומם של הנחיות מקצועיות של משרד החינוך אשר מטילות על העירייה ועל קב"ט

מוסדות חינוך המועסק על ידה את האחריות לנהל, להדריך ולתכלל את כל מערך

הבטיחות במוסדות החינוך, קיימת אי בהירות בנושא חלוקת האחריות שבין קב"ט מוס"ח

לבין המתנ"ס העירוני.

(2) העדר אישורי בטיחות בתחילת שנת הלימודים – בבדיקת הביקורת נמצא שתחילת שנת

הלימודים האחרונה – תשפ"ב (7.2021) נפתחה ללא קבלת אישורי בטיחות לכל מתקני

הספורט והמגרשים בכל מוסדות החינוך. לאור זאת הנחה קב"ט מוס"ח את מנהלי בתי

הספר לאסור שימוש בכל מגרשי הספורט ואולמות הספורט בכל בתי הספר העיר .

(3) שימוש במתקני הספורט בבתי הספר ללא אישורי בטיחות – בבדיקת הביקורת נמצא

שבמהלך השבועיים הראשונים של חודש אוקטובר עת ערכה הביקורת מספר סיורים

בבתי הספר, נמצאו מקרים בהם ילדים משחקים במגרשי הספורט, באופן לא תקין ובאופן

שמהווה סכנה ברורה ומיידית לביטחונם ובטיחותם.

(4) שימוש במתקני ספורט על ידי מתנ"ס עירוני - בבדיקת הביקורת נמצא שבמגרשי

הספורט פעלו חוגים בשעות אחר הצהריים וכל זאת על אף שמדובר במתקנים ללא אישור

בטיחות ובאופן שעשוי לסכן את בריאותם של המשתמשים.

(5) העברת אחריות לבטיחות מתקני ספורט למנהלת מחלקת ספורט במתנ"ס - בבדיקת

הביקורת נמצא שמדובר בעובדת ללא הכשרה מתאימה, ללא השכלה רלוונטית בתחום

הבטיחות (בעלת תואר במשפטים) וללא יכולת מקצועית לבצע את תפקידה. הטלת

אחריות לבטיחות על עובד שאינו מוסמך ואינו מוכשר עשויה לגרום לטעויות מקצועיות

משמעותיות.

(6) העדר נהלים - בבדיקת הביקורת נמצא שלא קיים נוהל עבודה מוסדר בין גורמי העירייה,

מוסדות החינוך והמתנ"ס בכל הקשור לביצוע תיקונים ותחזוקה של מתקנים. מומלץ

לקבוע נוהל עובדה כאמור לרבות הגדרת תפקידם ואחריותם של כל אחד מהגורמים

המעורבים בתהליך.

(7) תיעוד חסר במחלקת משאבי אנוש - בבדיקת הביקורת נמצא שבתיקו האישי של קב"ט

מוס"ח אין כתב מינוי לתפקידו כקב"ט מוס"ח.

וועדת ביקורת מבקשת לקיים פגישה עם נועם ממונה בטיחות מוסדות חינוך ולאחר מכן עם

מנכל העירייה.

הוועדה מבקשת לדון עלהממצאים שעלו בדוח החברה הכלכלית- ניהול ערבויות.

בנושא ערבויות כללי

1.1. העדרנוהל עבודה מפורט המגדיר את אופן ניהול הערבויות בחברה, התיעוד והבקרה

הנדרשים תוך הסתייעות בכלי מעקב.

1.2. להקפיד ולשמור את הערבויות בכספת או בארון מאובטח מייד עם סיום העבודה

והשימוש בקלסרים ולאבטח את חדר הארכיון בו נמצאת הכספת באמצעות דלת

מאובטחת עם מחזיר שמן.

1.3. לבחון הטמעת מערכת מידע ייעודית לניהול הערבויות; לחילופין לתכנן קובץ "אקסל

המאפשר מתן התרעות וניהול הערבויות בצורה מיטבית.

1.4. בטבלאות מעקב אחר הערבויות שמנוהלת בחברה יש לכלול אתכל המידע הנחוץ כדי

שהמעקב אחריהן יהיה אפקטיבי.

1.5. להקפיד שטבלאות המעקב אחר הערבויות יהיו מעודכנות בכל עת וישקפו בצורה

נכונה את מצב הערבויות המנוהלות בחברה.

בנושא ערבויות בעלי מגרשים

1.6. יש ליישר קו בנושא ערבויות בעלי מגרשים ולפעול לדרישת ערבויות במקרים

שנדרשת ערבות שלא סופקה לחברה ולחידוש ערבויות שתוקפן פג ונדרשות בחידוש.

1.7. על החברה הכלכלית לקבל מידע שוטף אודות סטטוס הנפקת טופס 4 לבעלי

המגרשים כדי שיוכלו להחזיר את הערבויות לבעלי המגרשים או לדרוש את הארכת

הערבות, בהתאם לצורך.

1.8. במקרה של ערבויות בעלי מגרשים, להקפיד על דרישת ערבות בהיקף כספי המקובל

בחברה ו/או על פי נוסחה שנקבעה.

1.9. להקפיד לפנות לבעל המגרש/בנק לצורך הארכת הערבות מספיק זמן לפני פג תוקף

הערבות ולתעד את הפניה בטבלאות ה"אקסל" ובקלסרים.

1.10. יש לשפר את אופן ניהול הערבויות של בעלי המגרשים בקלסרים באופן ויאפשר

שליטה טובה ובטוחה בערבויות.

בנושא ערבויות קבלנים/יועצים

1.11. להגדיר את שיטת התיוק המיטבית לצורך ניהול תיקי/קלסרי הערבויות על פי סוג

הערבות ועל פי תוקף חידוש הערבויות או שיטה יעילה אחרת.

1.12. על המזכירה לקבל מידע שוטף ועדכני אודות סטטוס הפרויקטים ולתעד אותו בטבלת

המעקב

1.13. להקפיד על שליחת מכתבי הארכת ערבות לחברה ו/או לבנקים השונים במועד כך

שתשמר רציפות הערבות והחברה לא תכנס לחשיפה בהיעדר ערבויות בתוקף.

1.14. להימנע מעיכוב תשלום לקבלנים כתחליף לקיומה של ערבות בתוקף

1.15. להקפיד להחזיר ערבויות מכרז לקבלנים ולתעד טופס "שחרור ערבות

1.16. להקפיד לבער ערבויות ישנות פגות תוקף שלא הוחזרו לקבלנים על פי נוהל ביעור

ערבויות.

1.17. להקפיד על דרישת ערבות על פי גובה הערבות שנקבע במסמכי המכרזבעבור ערבות

בדק או טיב.

וועדת ביקורת מודעת לכך שבתקופה זאת החברה הכלכלית מתנהלת על מנכ"ל זמני, יו"ר

הוועדה מבקש להוציא מכתב ליו"ר הדירקטוריון ולמנכ"ל העירייה לגבי הדוח.

הוועדה מבקשת לדון על הממצאים שעלו בדוחהביקורת על המועצה הדתית- ביקורת

מעקב.

במהלך השנים נערכו מספר ביקורת במועצה הדתית, האחרונה נערכה בשנת 2019 הדוח

הנוכחי שנערך במהלך שנת 2021 הינו דוח תיקוןליקויים על דוח 2019

א. מליאת המועצ"ד התכנסה ב 2020 וב 2021 בהתאם להיקף הנדרש, ואף למעלה

מכך ומנהלת רישום פרוטוקולים כנדרש - תקין .

ב. המועצ"ד קבעה תכנית עבודה כנדרש – תקין .

ג. המועצ"ד סיימה את השנים 2019 ו2020 בעודף, כאשר היקף הוצאות פעילות

המועצ"ד ירדו ב 22% והוצאת השכר עלו.

ד. בדומה למועצ"ד אחרות, היקף התחייבויות הרובצות על המועצ"ד גבוה באופן שניתן

לקבוע כי עמידה בהם תחייב קרוב לוודאי בסיוע ממשרד לשירותי דת .

ה. היקף הוצאות המועצ"ד על שכר גדלו ב 2020 לעומת בשנה קודמת ב17%.

ו. לאור אי יציבות הממשלה המועצ"ד פועלת ללא תקציב 2021 מאושר.

ז. בשנת 2021 לאור חוסר היציבות פעלה המועצ"ד לפי תקציב 1/12 של שנה קודמת

המועצ"ד דיווח על כך למועצ"ד ודנה בכך במליאת המועצ"ד .

ח. המועצ"ד הצטרפה לאמנת שירות של חבר ועותק ממנה תלוי במשרד המועצ"ד.

ט. המועצ"ד מפעילה אתר אינטרנט כנדרש –תוקן מדוח קודם

י. המועצ"ד אינה עורכת ואינה מפרסמת דוח מכח חוק חופש המידע.

יא. המועצ"ד מעסיקה מפקח על משגיחי הכשרות שאינם עובדי המועצ"ד הבוחן ומדווח

על שעות העסקתם, כאשר במקרה אחד נמצא כי הדיווח על שעות הפיקוח הוא "0"

יב. המועצ"ד, בפיקוח אגף הנדסה בעירייה, ביצעה עבודות בבית העלמין לתיקון

התשתית כדי למנוע הצפות.

יג. המועצ"ד ערכה מכרזים בלווי היועמ"ש, אך התיעוד של הליכים אלה שבחנו היה

חלקי.

וועדת ביקורת מבקשת לקיים דיון יחד עם מזכירת המועצה הדתית על מנת להבין

את הממצאים ולשמוע מה התהליכים ואיך הם מתבצעים.

אלברט טייב, עו"ד